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  La aportación de los empleados en la puesta en marcha de una web corporativa
07/11/2008


  Algunas recomendaciones para iniciar la tarea de diseñar y lanzar una web para su empresa o negocio,
La creación de una web corporativa, ese gran escaparate digital, es un proceso largo y demasiado amplio como para tratarlo con exactitud en un solo reportaje o artículo como éste. Por eso he querido centrarme hoy en algo más concreto: la posible aportación de los empleados en la puesta en marcha de una página web coporativa. Nos referimos, claro, a empleados que nada tienen que ver con el departamento de comunicación o Internet, ni con la creación de la propia web. Sino a los que ocupan sus diversos puestos en la empresa, ajenos por completo al proyecto de lanzamiento del escaparate virtual de la misma.

No es habitual, especialmente en pequeñas y medianas empresas, contar con la aportación de los empleados en el proceso de idear, diseñar y crear una nueva web corporativa. No lo es, sobre todo, porque cada uno de ellos suele desempeñar un papel que poco o nada tiene que ver con esta tarea que está a medio camino entre la dirección, el departamento de informática y el área de comunicación de la empresa. Algo que en principio no les atañe. Sin embargo, su aportación puede ser fundamental para el éxito de la futura web corporativa, y lo que es más importante, para realizar un producto digital final mejor, más completo, original o atractivo, que el de la competencia.

Con frecuencia, los empleados cuentan con una visión parcial de su propia compañía, pero caracterizada por ser mucho más rica en matices y por conocer a fondo aspectos cotidianos de su tarea específica que sin duda se les escaparán a los diseñadores, a los creadores de la web o a los responsables del nuevo proyecto digital. Esa visión cercana, unida a su experiencia cotidiana puede aportar luces importantes, especialmente en tres aspectos concretos:

- ¿A quién va dirigida la web?
- ¿Cuáles son las secciones más importantes? (¿y más originales?)
- ¿Cuáles son los servicios más importantes que debemos ofrecer? (¿y más originales?)

Aunque su aportación podrá ser mucho mayor, ya sólo por estos tres aspectos merecerá la pena encontrar la forma de implicar a algunos empleados –de diversos departamentos, cuantos más mejor- en el momento de iniciar el diseño de la web. Tanto el diseño exterior, que vendrá marcado por el público al que vaya dirigido y por la imagen corporativa de la empresa, como el que tiene que ver con la organización interna de los contenidos, que aunque tendrá como guía la hoja de servicios, contará con aspectos más presentes que otros.

¿Cómo lograr la implicación? ¿Cómo concretar las aportaciones?

Se verá en cada caso, y es decisión de la dirección, si por esta tarea se ofrecerá alguna bonificación económica –o de otro tipo- a los empleados participantes. El grado de exigencia e implicación no será el mismo, si se premia de alguna forma, que si se propone sin más.

En el primer caso, lo ideal sería elegir una muestra de empleados de la empresa, que representen de la mejor manera posible todos y cada uno de los departamentos y bloques de productos y servicios que ofrezca la compañía. Uno o dos empleados por cada departamento o área será suficiente, aunque en todo caso el número de la muestra dependerá de las divisiones y el tamaño global de la compañía. Sobre esa muestra se pueden dar unos parámetros previos, como un organigrama, donde quede definida la estructura básica de la web, Esa parte que consideremos inamovible. A partir de ahí, lo más oportuno es invitar a los participantes a que aporten todas aquellas ideas que puedan mejorar la oferta de servicios, la cercanía a los clientes, la entrada en nuevos mercados, facilitar las tareas internas y cotidianas de la empresa, o atraer a nuevos clientes.

Para esta tarea, lo aconsejable es organizar una reunión de trabajo en la que como mínimo deben estar presentes los empleados seleccionados en la muestra, una representación de la dirección y una representación de los diseñadores y programadores. Los objetivos de la reunión serán: presentar el proyecto, explicar a los empleados la información que se quiere obtener de ellos y crear un cuestionario guía entre todos, a partir de uno más básico y abierto elaborado previamente por los responsables del proyecto de la nueva web corporativa.

En el segundo caso, cuando los empleados que aporten su opinión al diseño de la web no vayan a recibir ninguna compensación extra por realizar este trabajo, lo recomendable es hacerlo a través de un cuestionario más simple, que podrá anunciarse como algo de respuesta obligatoria o voluntaria. Siempre es recomendable que la participación en este tipo de encuestas sea voluntaria, para recibir datos realmente valiosos, de empleados que estén implicados con el estudio.

En ambos casos se dejará un periodo posterior para que los participantes puedan rellenar esos cuestionarios. En el primer caso, una vez recibidos los cuestionarios, se realizará una nueva reunión en la que los participantes tendrán la ocasión de exponer y comentar ampliamente sus ideas y aportaciones. En el segundo caso, con la entrega del cuestionario terminaría la misión de esos empleados que voluntariamente hayan querido participar.

¿Pueden aportar algo en el futuro?

Una vez terminada la fase de recogida de información e ideas para la web corporativa, serán los encargados de dirigir el proyecto de la nueva web quienes desechen o utilicen las conclusiones, que muchas de ellas serán de gran interés. En principio, a partir de ese instante la participación de los empleados en la construcción de la web corporativa habrá terminado, pero no necesariamente para siempre.

Una vez que el proyecto de diseño y creación de la web se acerque al final, comprobaremos que en algunos casos se ha optado por un modelo dinámico, con contenidos originales que cambian cada poco tiempo y otras secciones que requieren un ritmo importante de actualización. En algunas ocasiones, la web corporativa será un escaparate amplio, no sólo de los servicios o productos de esa empresa, sino del área profesional en el que trabaja. En ese caso, tendrán cabida artículos de expertos y contenidos temáticos que atraerán por su calidad a posibles clientes interesados en esas cuestiones. En ese contexto, no hay que descartar los beneficios que podría tener para esa web corporativa, que algunos empleados aporten puntualmente sus colaboraciones de opinión o investigación aprovechando así su experiencia de trabajo diario en la empresa, en un área determinada. Algunas empresas optan por incluir en su web corporativa una sección de blogs, donde algunos empleados, de diversos departamentos, aportan su experiencia y conocimientos de forma regular. Dotan así de un valor añadido a la web-escaparate que presenta a su compañía en Internet, ampliando el horizonte de la propia empresa y dando a conocer a los posibles clientes, de forma muy práctica, la calidad de los conocimientos que esos empleados tienen sobre su propia materia de trabajo.

A medida que aumenta la importancia de las webs corporativas –año tras año-, las empresas deben adaptarse a este ritmo y esforzarse en lo posible por mejorar su cara en el mundo digital. Emplear recursos cercanos y posiblemente baratos, como los mencionados en este artículo, puede ser una salida original para orientar correctamente el proyecto de presentar –o rehacer- la propia web corporativa aprovechando a máximo los recursos que ya se tienen dentro de casa.

Itxu Díaz es periodista digital y director de Gerenteweb.com

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